Примечание: Multitasking (от лат. «multi» – «много» и англ. «task» - «задача») - в психологии (вслед за информатикой) обозначает одновременное выполнение нескольких задач, видов деятельности. Мы не стали переводить слово multitasking как «многозадачность» и оставили его в транслите, суть явления знакома каждому.

Представим ситуацию: вы уединились в тихом спокойном месте в офисе или дома чтобы составить долгосрочный план программы или проекта, к которому собирались приступить вот уже несколько недель. Такой план требует от вас предельной собранности и концентрации внимания, поэтому у вас и заняло, скажем, три с лишним недели, чтобы приступить к нему, разобравшись с краткосрочными задачами и внезапными запросами, которые постоянно захватывали приоритет.

Итак, «сегодня» первый день, когда вы наконец смогли выделить время и заняться планом. Вы пытаетесь работать над ним минут 15 и обнаруживаете, что с трудом можете сосредоточиться. Ваш ум блуждает. Тут вы как раз замечаете на мониторе сообщение о новом электронном письме в ящике и мобильный девайс, который вы, конечно же, положили прямо перед собой, тоже мигает новыми сообщениями. Не задумываясь, вы открываете письмо, пробегаете его глазами и нажимаете «ответить». Пока вы отвечаете, вам нужно перепроверить что-то связанное с тем, над чем вы работали неделю назад… и на 20 минут вы совершенно забываете про план, который четко наметили закончить сегодня. Знакомая ситуация?

Задумайтесь на минуту, сколько рабочего времени вы тратите на выполнение сиюминутных задач (одновременно имея при этом ещё несколько текущих задач, к выполнению которых вы уже приступили). Сравните это время с потраченным на то, что вы на самом деле считаете своими наиболее важными задачами. Соответствует ли это соотношение тому, каким бы вы хотели бы его видеть?

Без сомнения, многое подталкивает нас к тому, что нам приходится решать несколько задач одновременно, особенно учитывая ту легкость, с которой в мире современных технологий с нами можно связаться, и мы сами можем связаться с другими людьми. В процессе разрешения нескольких параллельных вопросов может сложиться впечатление, что мы очень продуктивны (в конце концов, это ведь значит, что мы достигаем одновременно сразу нескольких целей, разве нет?). Но если постоянно работать в режиме решения параллельных задач (того самого мультитаскинга) нам может в конце концов начать не хватать необходимого уровня концентрации для решения действительно важных и необходимых вопросов. И даже уделяя им должное время, нам будет сложно сосредоточиться на их (и только на их!) решении. То есть выключить себя из привычного режима мультитаскинга.

Чем больше задач мы одновременно берем на себя, тем значительнее увеличиваем умственную нагрузку, так как эти задачи постоянно борются за наше внимание. Загнав себя в колесо непрерывного переключения с одной задачи на другую, мы рискуем уделять тому, что мы делаем, «непрерывное частичное внимание» (поскольку в момент работы над задачей в сознании у нас роится ещё много других задач). На самом деле сам факт многочисленных переключений с одной мелкой задачи на другую, а затем перенесение внимание вновь на более глобальную и сложную задачу значительно снижает нашу продуктивность (то есть мы не только тратим время на мелкие задачи в ущерб более значимой, но и не можем даже после их завершения полноценно переключиться на её выполнение).

Это правда, что работа руководителя проекта на 90% состоит из общения и управление проектом обязывает нас постоянно «менять шляпы», обращаясь к разным людям, но нигде не сказано, что нам нужно постоянно переключаться между задачами. Существует много исследований способов, помогающих эффективно организовать работу, которые мы не собираемся разбирать в этой статье. Мы рассмотрим лишь некоторые сложности, с которыми мы сталкиваемся, когда слишком увлекаемся мультитаскингом.

Вот что, на наш взгляд, стоит иметь в виду, если вы постоянно мечетесь между различными задачами:

1. Каждый день перед началом работы подумайте, какие задачи важны и обязательны (must do) для выполнения сегодня и поставьте себе цель их выполнить. Конечно, нужно понимать, что не всегда у вас получится реализовать все задуманное, так как будут возникать непредвиденные срочные задачи или какие-то другие факторы, требующие вашего внимания. Тем не менее, не стоит путать задачи важные, «обязательные» с текущими срочными делами.
   

2. В процессе размышления над своими задачами, потратьте несколько минут, чтобы проанализировать и классифицировать ваш ежедневный список задач на A, B, и C приоритеты.

   А - это ваши обязательные - критические задачи (must do – critical), которые вам известны или которые вероятно возникнут в течение дня. В первую очередь вы должны сфокусироваться на них, а лишь потом на задачах группы В.

   В – это задачи класса «обязательные – важные» (should do – important) Те из них, что не удастся реализовать сегодня, скорее всего станут вашими «А» завтра.

   С – дела, которые хорошо или полезно было бы сделать (nice to do – beneficial), но которые вы можете пока немного попридержать или сделать, когда все А и В будут реализованы или частично выполнены - настолько, насколько могут быть в данный момент.
   

3. Когда вам нужно сосредоточиться на чем-то важном, «заблокируйте» необходимое время в своем календаре и при необходимости сообщите коллегам, когда и сколько вы будете работать над задачей. Возможно, вы захотите сообщить некоторым людям, как с вами можно будет связаться в это время при необходимости и оставите открытым только этот «экстренный канал связи».
   

4. Попробуйте выключить ваши электронные средства связи, включая смартфоны и телефоны, когда вы должны сосредоточиться на важной задаче (или см. выше - оставьте один канал «экстренной связи» для избранных).
   

5. Выключите совсем или выставите статус «не доступен» и т.п. в программах мгновенного обмена сообщениями и прочих приложениях, сетях и сайтах, чтобы свести к минимуму возможность «дернуть» вас по незначительному поводу.
   

6. Не стесняйтесь, повесьте на дверь записку «не беспокоить» или «беспокоить только по экстренным вопросам». Если вы работаете дома и при этом в квартире есть кто-то из членов семьи (а то и все сразу), что ж, попробуйте хотя бы запереться или носите беджик, означавший бы, что вы работаете и на самом деле вас «нет дома», вдруг поможет?
   

7. Если поставленная задача сложная и вам нужно разобраться во всех деталях, дайте себе время для того, чтобы вникнуть в нее. Постарайтесь «пока ничего не выходит» не соблазняться идеей «проверить почту» или чем-нибудь в этом духе.
   

8. Помните, что вы сами выбираете, сколько внимания стоит уделить той или иной задаче.
   

В заключении хочется сказать, что проблема мультитаскинга преследует нас постоянно. От того, как мы распределим свое время, напрямую зависит то, чего мы в результате сможем достичь. Точное определение баланса между выполнением множественных параллельных вопросов и концентрацией на реализации действительного важной задачи – настоящий вызов для каждого.

Надеемся, что чтение этой короткой статьи не отвлекло вас от работы:)

Программа системных улучшений

Комплексные программы обучения