В этой статье мы не будем подробно рассматривать все процессы так или иначе связанные с «извлеченными уроками». По этой теме существует достаточно материалов и рекомендаций специалистов, мы лишь хотим обозначить несколько моментов, которые стоит иметь в виду в проекте – не важно, находится ли он пока на стадии задумки или уже в процессе реализации.

Каждый проект уникален. И, несмотря на это, велика вероятность, что кто-то уже реализовывал проект похожий на тот, что вскоре предстоит реализовывать вашей команде или в который вы уже вовлечены. Чтобы извлечь как можно больше из прошлого опыта, думайте «с умом». Сейчас есть много архивных материалов и технического, и общего характера в свободном или платном доступе. Конечно, не все записано и учтено. Как же найти «лучшее из лучшего» - те самые извлеченные уроки которые будут действительно полезны в вашем проекте?

«Извлеченные уроки» (lessons learned) можно определить как «знания, полученные из опыта (удачного или нет), для улучшения деятельности в будущем». Такое знание может стать частью рабочего процесса, политики предприятия или должностной инструкции, это может быть рекомендация, направленная на улучшение производительности, решение какой-то проблемы или корректирующее воздействие или пример неблагоприятной ситуации, которой следует избегать.

И хотя многие из нас любят преодолевать трудности, всё-таки стоит спросить себя:

• Что самое важное я должен узнать?
• Где я могу найти ответы на свои вопросы?
• Какими источниками я могу воспользоваться, и где они находятся?
• С кем мне стоит это обсудить?

Ещё один совет по поводу предварительной подготовки: когда вы начинаете новый проект не идите за советом к тем, к кому вы всегда обращаетесь для того, чтобы узнать о предыдущих событиях в компании. Посмотрите вокруг – есть ли возможность пообщаться с людьми из других департаментов или, если это возможно в условиях корпоративной политики, представителями других компаний, может быть даже других областей или профессий?

В процессе

Учиться в процессе реализации проекта, вроде бы, вполне логично, но обычно ни у кого из нас не хватает на это времени, потому что непосредственные задачи проекта всегда на первом месте. Но на самом деле, для «обучения» достаточно всего лишь периодических кратких подведений итогов. Они не обязательно должны быть официальными. В некоторых организациях это реализовано в формате коротких отчетов о том, что произошло и почему, и решений о том, что необходимо изменить «по ходу дела». Подумайте о том, чтобы уделить этому время в своем проекте – но только если вы готовы следовать принятым решениям до конца проекта.

В конце проекта не забудьте зафиксировать извлеченные уроки

Очень важно зафиксировать уроки, извлеченные каждым в результате проекта по его окончании. На самом деле, воспринимайте это как обязательное требование для закрытия проекта. «Извлеченные уроки», «Отчет о реализации проекта» - не важно, как вы это назовете, главное – важно описать проект с точки зрения того, что в нем сработало хорошо, а что могло бы быть и лучше, и сохранить этот отчет для дальнейшего использования (например, отправить в Проектный офис организации). Не приводя здесь подробную инструкцию для составления такого отчета, приведем несколько моментов, которые стоит иметь в виду:

• Если есть возможность, пригласите фасилитатора – как не вовлеченное лицо, он поможет организовать процесс
• Опишите и хорошее, и плохое. Сфокусируйтесь на наиболее ценном опыте, который может быть использован в других проектах
• Обозначьте, как ваш опыт может быть использован в будущих проектах, и каким образом он может быть внедрен

Внедрите ваши новые знания в практику

Если какой-то опыт оказался важным и применимым в других проектах, можете ли вы (возможно, при помощи проектного офиса) внедрить этот опыт в деятельность компании – создать новые или пересмотреть существующие процедуры? Если нет, можете ли вы убедиться, что этот опыт, по крайней мере, будет доступен для участников будущих проектов?

В заключении, хочется сказать, что простые процессы, позволяющие учиться до начала проекта и в процессе его реализации и по его окончании могут быть крайне полезны вам, вашей команде и организациям, в которых вы работаете.

Программа системных улучшений

Комплексные программы обучения